RODO w sądach powszechnych

RODO w sądach powszechnych

Jak zostało wskazane powyżej przetwarzanie danych osobowych przez sądy powszechne dotyczy dwóch obszarów działalności, tj. sprawowania wymiaru sprawiedliwości oraz obszaru działalności pozaorzeczniczej. W obu tych obszarach sądy dokładają najwyższej staranności w celu chronienia przetwarzanych danych osobowych, niezależnie od podstaw prawnych i zakresu przetwarzania - należy bowiem zwrócić uwagę na odmienności podstaw i zasad przetwarzania danych w tych obszarach:

Przetwarzanie danych osobowych w obszarze działalności orzeczniczej sądów powszechnych:

• Administratorami danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej są sądy.
• w sądach powszechnych, w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości, przetwarzanie danych osobowych ma miejsce zarówno w sposób tradycyjny (biurowość sądowa), jak i w wykorzystywanych do tego systemach informatycznych (np. system Currenda). Administratorami danych przetwarzanych w tym zakresie są poszczególne sądy powszechne oraz Ministerstwo Sprawiedliwości; przetwarzanie danych osobowych w postępowaniu sądowym, w zakresie, w którym postanowienia RODO nie mają zastosowania, określają przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych. (Dz.U. 2001 nr 98 poz. 1070 z późn. zm.), Ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. 1997 nr 89 poz. 555 z późn. zm.), Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z późn. zm.), Ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy cywilnego (Dz.U. 1964 nr 9 poz. 59 z późn. zm.), Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. 1982 nr 19 poz. 147 z późn. zm.).
• Ustawy te w sposób precyzyjny określają procedury oraz cele przetwarzania danych osobowych przez sądy powszechne, określając przy tym zasady dostępu do akt spraw i poszczególnych rejestrów oraz zasady dokonywania zmian w treści akt (sprostowania danych). Ponieważ przetwarzanie to odbywa się celu realizacji obowiązków prawnych, dostęp do danych może mieć miejsce wyłącznie na zasadach określonych przywołanych ustawach, zaś usuwanie danych z akt jest niedopuszczalne (przepisy określają terminy przechowywania akt sądowych i urządzeń ewidencyjnych). Dostęp do wymienionych powyżej systemów informatycznych mają zaś wyłącznie upoważnione osoby;
• w projektowanych przepisach prawa krajowego, wprowadzających postanowienia RODO przewiduje się wyłączenia stosowania niektórych regulacji RODO w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych na potrzeby sprawowanego przez sądy powszechne wymiaru sprawiedliwości. Wyłączenia te dotyczą: obowiązków informacyjnych nałożonych na administratora danych osobowych w związku ze zbieraniem danych, prawa dostępu przysługującego osobie, której dane dotyczą, prawa do sprostowania danych, prawa do ograniczenia przetwarzania danych, obowiązku powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania, prawa do przenoszenia danych oraz prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• wyłączenia te są zgodne z art. 23 ust 1 (lit. f oraz lit. i) RODO, zgodnie z którym prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlegają administrator danych lub podmiot przetwarzający, może aktem prawnym ograniczyć zakres obowiązków i praw przewidzianych w art. 12–22 i w art. 34, a także w art. 5 – o ile jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 12–22 – jeżeli ograniczenie takie nie narusza istoty podstawowych praw i wolności oraz jest w demokratycznym społeczeństwie środkiem niezbędnym i proporcjonalnym, służącym m.in. ochronie niezależności sądów i postępowania sądowego, a także ochronie osoby, której dane dotyczą oraz ochronie praw i wolności innych osób;
• nie oznacza to oczywiście, że przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie odbywa się w sposób dowolny – obowiązki w tym zakresie wynikają z przywołanych powyżej ustaw i aktów podustawowych wydanych na podstawie ww. ustaw;
• należy również zauważyć, iż postępowań sądowych nie dotyczy wynikający z RODO zakaz przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzanie danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej oraz danych dotyczących zdrowia, seksualności i orientacji seksualnej tych osób (art. 9 ust. 2 lit. f RODO);
• przetwarzanie danych osobowych przez sądy powszechne w ramach sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości nie podlega nadzorowi sprawowanemu przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (art. 55 ust. 3 RODO). Nadzór ten zostanie powierzony na podstawie przepisów prawa krajowego wyznaczonym organom wymiaru sprawiedliwości (motyw 20 RODO).
• Nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych przez Sąd Rejonowy w Wołominie w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości wykonuje Prezes Sądu Okręgowego Warszawa – Praga w Warszawie.

Przetwarzanie danych osobowych w obszarze działalności pozaorzeczniczej sądów powszechnych:
Przetwarzanie danych osobowych w zakresie nie związanym z działalnością orzeczniczą Sądu Rejonowego w Wołominie podlega w pełnym zakresie pod regulacje RODO, co oznacza w szczególności, iż:

• dane osobowe wykorzystywane są wyłącznie do celów, dla jakich były, są lub będą zbierane i przetwarzane, z tym że dalsze przetwarzanie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych nie jest uznawane za niezgodne z pierwotnymi celami;
• w przypadku konieczności udostępnienia dokumentów i danych, wśród których znajdują się dane osobowe niemające bezpośredniego związku z celem udostępnienia, dane te podlegają anonimizacji;
• osoby, od których dane osobowe są pozyskiwane, informowane są o:

1. danych Administratora i adresie siedziby Sądu, pod którym dane są zbierane i przetwarzane, a także dane kontaktowe swojego przedstawiciela;
2. danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych;
3. celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania;
4. prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią - w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO;
5. odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
6. okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalenia tego okresu;
7. przysługujących im prawach, w tym o:

a.prawie do żądania od Administratora dostępu do dotyczących ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawie do przenoszenia danych;
b. jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO - prawie do wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
c. ewentualnym zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO;
d. prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego.

• w przypadku zbierania danych osobowych nie bezpośrednio od osoby, której one dotyczą, osoby te są dodatkowo informowane o kategoriach odnośnych danych osobowych oraz źródle pochodzenia tych danych, a gdy ma to zastosowanie - o pochodzeniu przedmiotowych danych ze źródeł powszechnie dostępnych;
• w przypadku, gdy podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi zgoda osoby, której dane dotyczą, od osoby tej pozyskiwane jest oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie dotyczących ją danych osobowych. Osoba ta ma prawo w dowolnym momencie wycofać wyrażoną zgodę;
• dane osobowe udostępnianie są wyłącznie osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa;
• osoba, której dane dotyczą może wystąpić z żądaniem:

1.  sprostowania danych, o którym mowa w art. 16 RODO, poprzez poprawienie nieprawidłowych danych, uzupełnienie niekompletnych danych lub uzupełnienie o nowe dane;
2. usunięcia danych, w przypadku zajścia okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO;
3. ograniczenia przetwarzania danych, w przypadku zajścia okoliczności wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO;
4. przesłania danych osobowych do innego administratora, w przypadkach określonych w art. 20 RODO;
5. osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw - z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją - wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO.
6. o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu przetwarzania, które dokonane zostały zgodnie z art. 16, art. 17 ust.1 i art. 18 RODO, informowany jest każdy odbiorca, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku. Osoba, której dane dotyczą - jeżeli tego zażąda - informowana jest o tych odbiorcach.